Mit dem Feature Gruppen können Sie Ihre BibTeX-Datei in logischen Gruppen organisieren. Die Gruppen sind auf einfache Art implementiert; sobald Sie eine oder mehrere Gruppen auswählen, durchsucht JabRef ein Feld pro Gruppe (das in der Gruppendefinition angegeben wurde) und überprüft, ob dieses Feld den regulären Ausdruck der Gruppe enthält. Es werden dann entweder die Einträge angezeigt, die zu allen ausgewählten Gruppen gehören (Schnittmenge), oder diejenigen, die zu einer der ausgewählten Gruppen gehören (Vereinigung).
Die Auswahl All entries (Alle Einträge) steht immer am Beginn der Gruppenliste. Bei einem Mausklick darauf wird die Auswahl aller anderen Gruppen aufgehoben. Die Auswahl wird ebenfalls aufgehoben, wenn Sie den Gruppendialog ausblenden.
Die Gruppendefinitionen gelten nur für die jeweilige Datei und werden deshalb in der .bib-Datei gespeichert. Die Informationen werden in einem @COMMENT-Abschnitt abgelegt, der von BibTeX ignoriert wird. Das manuelle Ändern dieses Abschnitts kann (natürlich) eine Veränderung oder den Verlust der Gruppendefinitionen zur Folge haben.
Die Gruppenfunktionen erscheinen anfangs vielleicht ein bisschen verwirrend. Sie wurden mit der größtmöglichen Flexibilität angelegt.
Wenn Sie Ihre Gruppierungen transparent halten wollen, können Sie Ihre Gruppen definieren, indem Sie ein Feld benutzen, das es normalerweise nicht gibt, und ihm den Namen 'supersnill' oder irgend einen anderen geben. Benutzen Sie dann einfach die Funktionen Zur Gruppe hinzufügen und Aus der Gruppe entfernen, um Ihre Einträge den Gruppen zuzuordnen.
Möglicherweise verfügt Ihre Datei aber bereits über geeignete Stichwörter, so dass Sie Ihre Gruppen mit Hilfe des Feldes 'keywords' definieren können.
Eine dritte Möglichkeit besteht darin, Gruppen mit Hilfe von Standardfeldern festzulegen - um damit z.B. eine Schnellsuche nach bestimmten Autoren zu ermöglichen, die für Sie wichtig sind. Dabei sollten Sie nicht die Funktionen Zur Gruppe hinzufügen und Aus der Gruppe entfernen verwenden, da Sie das entsprechende Feld wahrscheinlich nicht verändern wollen. In diesem Fall wird eine Warnung ausgegeben.
Um sich die Einträge einer Gruppe anzusehen, klicken Sie einfach auf den Gruppennamen. Wenn der Gruppendialog ausgewählt ist, können Sie mit den Pfeiltasten zwischen den Gruppen hin- und herwechseln. Mit SHIFT und STRG können Sie mehrere Gruppen auf einmal selektieren. Die Auswahlkästchen Schnittmenge und Vereinigung im Menü Einstellungen des Gruppendialogs bestimmen die Art und Weise, wie JabRef mit der Auswahl mehrerer Gruppen umgeht.
Das Anzeigen einer Gruppe ist im Grunde so ähnlich wie das Durchführen einer Suche. Das bedeutet auch, dass das Anzeigen einer Gruppe nicht automatisch aktualisiert wird. Wenn Sie einer Gruppe neue Einträge hinzugefügt haben, müssen Sie die Gruppe(n) noch einmal auswählen oder auf das Symbol Ansicht aktualisieren im Gruppendialog klicken, damit diese neuen Einträge als Teil der Gruppe angezeigt werden.
Die Gruppen können auch mit einer normalen Suche kombiniert werden; alle Suchvorgänge werden auf die Einträge beschränkt, die durch Ihre Gruppenauswahl festgelegt sind. Sie können auch eine Suche durchführen und dabei die Gruppenauswahl ändern oder sich alle Einträge anzeigen lassen; die Tabelle wird dann aktualisiert und zeigt die Suchtreffer der aktuellen Gruppenauswahl.
Sie können jederzeit eine BibTeX-Datei exportieren, die lediglich die Einträge Ihrer Gruppenauswahl und/oder Ihres Suchergebnisses enthält, indem Sie im Menü Datei -> Auswahl speichern auswählen.
Um eine neue Gruppe zu definieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Gruppe im Gruppendialog. Es erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie einen Gruppennamen, einen regulären Ausdruck und einen Feldnamen angeben sollen. Der Feldname hat einen Standardwert, der im Dialog Einstellungen geändert werden kann. Um das Erstellen einer neuen Gruppe abzuschließen, drücken Sie ENTER in einem der Textfelder oder klicken auf OK. Mit ESCAPE oder einem Mausklick auf Abbrechen können Sie das Dialogfenster schließen, ohne eine neue Gruppe zu erstellen.
Um eine bestehende Gruppendefinition zu bearbeiten, doppelklicken Sie den Gruppennamen im Gruppendialog oder klicken mit der rechten Maustaste darauf und wählen Gruppe bearbeiten. Es erscheint dasselbe Dialogfenster wie zum Erstellen einer Gruppe, in dem Sie die entsprechenden Änderungen vornehmen können.
Die Frage, ob ein Eintrag zu einer Gruppe gehört, wird dadurch entschieden, ob in dem festgelegten Feld eine Übereinstimmung mit dem regulären Ausdruck der Gruppe besteht. Um einen Eintrag einer bestimmten Gruppe hinzuzufügen, müssen Sie also nur dafür sorgen, dass dies der Fall ist.
Anstatt den Eintrag manuell zu ändern, können Sie die Einträge, die Sie hinzufügen möchten, auswählen und mit der rechten Maustaste darauf klicken, um sich das Kontextmenü anzeigen zu lassen. Darin wählen Sie Zur Gruppe hinzufügen und anschließend die entsprechende Gruppe. Dadurch werden die Einträge, die sich noch nicht in der Gruppe befanden, entsprechend verändert.
Für das Entfernen von Einträgen aus einer Gruppe gilt dasselbe Prinzip wie für das Hinzufügen von Einträgen. Löschen Sie alle Übereinstimmungen mit dem regulären Ausdruck der Gruppe im festgelegten Feld oder benutzen Sie die Funktion Aus der Gruppe entfernen.
Wollen Sie eine Gruppe löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Gruppennamen und wählen Gruppe löschen. Sie müssen diesen Vorgang noch einmal bestätigen.
Wenn Sie im Gruppendialog auf die Schaltfläche Automatisch Gruppen für die Datei anlegen klicken, erhalten Sie ein Set von Gruppen für Ihre Datei. Diese Funktion erfasst alle Wörter, die in einem bestimmten Feld Ihrer Wahl gefunden werden, und erstellt für jedes Wort eine Gruppe. Dies ist besonders dann hilfreich, wenn Ihre Datei z.B. im Feld keywords Stichworte für alle Einträge enthält. Mit dem automatischen Erstellen von Gruppen auf der Basis des Felds keywords sollten Sie ohne Mühe ein passendes Set von Gruppen erhalten.
Sie können auch Zeichen festlegen, die ignoriert werden sollen, z.B. Kommas, die Sie zwischen Stichwörtern benutzt haben. Die ignorierten Zeichen werden als Worttrenner behandelt, nicht als Teile des Wortes. Diese Funktion kann nicht benutzt werden, um ganze Wörter auszuschließen.
Das automatische Erstellen von Gruppen wird wie auch die übrigen Gruppenfunktionen in künftigen Versionen von JabRef verbessert.